6-НДФЛ: как заполнить и сдать

Введение

6-НДФЛ — расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Это сводная форма по доходам физических лиц и удержанному налогу, которую подает тот, кто выплачивает доходы физлицам: организации, ИП и иные налоговые агенты. В статье даны понятные правила заполнения формы за 2026 год, разъяснены ключевые строки и приведена пошаговая инструкция для корректной сдачи.

Кто подает 6-НДФЛ

Обязаны сдавать 6-НДФЛ все налоговые агенты, которые выплачивают доходы физлицам и удерживают НДФЛ. Сюда относятся работодатели, организации, выплачивающие вознаграждения по гражданско-правовым договорам, выплаты некоммерческим получателям и иные случаи, когда агент удерживает налог. ИП подают расчет, если они являются налоговыми агентами и удерживают НДФЛ при выплатах третьим лицам.

Кто не подает

Физические лица, подающие 3-НДФЛ по своим личным доходам, не сдают 6-НДФЛ. Самозанятые по НПД не формируют 6-НДФЛ по собственным доходам, если они не выступают налоговыми агентами по выплатам третьим лицам.

Общие правила заполнения

Актуальная форма 6-НДФЛ включает титульный лист, раздел 1 и раздел 2, а также приложения со сведениями по каждому получателю. В разрезе ставок указываются начисленные суммы, исчисленный налог, удержанный и перечисленный. В разделе 2 фиксируются события по датам: дата фактического получения дохода, дата удержания и срок перечисления налога.

Важно: отчет формируется по ОКТМО. Если есть обособленные подразделения, необходимо подавать расчеты раздельно по месту учета такого подразделения. Суммы указываются в полных рублях по правилам округления, даты — календарные с учетом переноса на рабочий день, если крайний срок выпадает на выходной или праздник.

Раздел 1: что и как указывать

В разделе 1 приводятся сводные показатели по каждой ставке НДФЛ, применяемой в отчетном периоде. Для каждой ставки указываются суммы начисленного дохода, налоговая база, исчисленный налог, удержанный и перечисленный налог, а также при наличии — суммы неудержанного или возвращенного налога.

Контрольная логика простая: перечисленный налог не может превышать удержанного. Если есть возвраты или переносы, они отражаются отдельными показателями и не должны приводить к противоречию между разделами.

Раздел 2: даты и сроки

Раздел 2 детализирует операции по датам и срокам. Ключевые строки:

Строка 100 — дата фактического получения дохода

Для зарплаты обычно это последний день месяца, за который начислена зарплата; для отпускных и больничных — дата выплаты; для ГПХ — дата выплаты вознаграждения. Важно опираться на учетную политику и комплект первичных документов.

Строка 110 — дата удержания налога

Дата удержания обычно совпадает с днем выплаты. Для отдельных видов выплат, если удержание и перечисление происходят по особым правилам, следует ориентироваться на порядок заполнения формы.

Строка 120 — срок перечисления НДФЛ

Это критическая строка: по зарплате срок перечисления — следующий рабочий день после выплаты; по некоторым другим выплатам срок может быть иным. При заполнении групп строк объединяйте операции с одинаковым сроком перечисления.

Типовые проверки перед отправкой

Перед отправкой сверяйте: соответствие сумм удержанного налога платежным поручениям, логическую согласованность между разделом 1 и агрегатами раздела 2, корректность ОКТМО и полноту приложений со сведениями по работникам. Округление сумм — в рублях без копеек. Неполные приложения и ошибки дат приводят к отказу при приеме файла.

• Проверьте, что суммарный удержанный налог в разделе 1 совпадает с суммами по строкам раздела 2 за соответствующие даты и ставки.

Сроки сдачи в 2026 году

Сроки подачи 6-НДФЛ по общему правилу: за квартал — до последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом; годовой расчет с приложениями — до 1 марта следующего года. Если крайняя дата совпадает с выходным или праздником, применяется перенос на ближайший рабочий день.

Примерные ориентиры для 2026 года: за 1 квартал — до 30 апреля 2026, за полугодие — до 31 июля 2026, за 9 месяцев — до 31 октября 2026, годовой расчет за 2026 — до 1 марта 2027. Проверяйте актуальные переносы и локальные правила ФНС.

Типичные ошибки и как их избежать

Частые ошибки: неверные даты в разделе 2, несоответствие перечисленного налога платежным поручениям, неправильные ставки для нерезидентов и дивидендов, ошибки в ОКТМО, отсутствие приложений-справок при годовом расчете и неправильное округление сумм.

Как уменьшить риск ошибок: вести раздельные реестры по видам выплат, прогонять контрольные соотношения перед отправкой, архивировать платежные поручения и протоколы приема. При необходимости формируйте уточненные расчеты с пояснительной запиской и документальным подтверждением.

Уточненные расчеты

Если обнаружили ошибку после отправки, формируется уточненный расчет за тот же период. В нем корректируются показатели с сохранением непротиворечивости между разделами. Перед подачей уточнения зафиксируйте основания и проверьте все контрольные соотношения.

Короткая памятка по строке 120

Строка 120 определяет сроки перечисления НДФЛ и влияет на то, к какому периоду относятся платежи. При группировке сведений по строкам с одинаковой датой перечисления объединяйте операции. Неверное заполнение строки 120 — частая причина отказа при приеме файла.

Заключение

6-НДФЛ — форма, где важны факты выплат, правильный выбор даты перечисления и согласованность разделов. Систематическая проверка исходных данных, соблюдение правил округления и корректная группировка по срокам перечисления помогут сдать отчет без отказов и сократить риск штрафов. Храните протоколы отправки и платежные документы для подтверждения сведений в случае камеральной проверки.