Сертификация для маркетплейсов: что нужно и как оформить

Сертификация для маркетплейсов: полное руководство

Материал подготовлен редакцией сервиса ОТВЕТО. Разбираем, какие документы требуются для размещения товаров на маркетплейсах, когда нужна обязательная сертификация, когда достаточно декларации соответствия, как использовать отказное письмо, а также сроки, стоимость, типовые ошибки и порядок проверки. В фокусе практика модерации карточек, требования ТР ТС и законов ЕАЭС, маркировка ЕАС, коды ТН ВЭД и ОКПД2.

Что такое сертификация для маркетплейсов и зачем она нужна

Роль документов при допуске к продаже

Для публикации карточек товар проходит модерацию. Основа допуска — документы, подтверждающие безопасность и соответствие нормам. На практике площадки запрашивают декларацию соответствия или сертификат соответствия. Для отдельных групп применяются свидетельство о государственной регистрации (СГР) или регистрационное удостоверение медицинского изделия (РУ). Иногда достаточно отказного письма, если товар не подпадает под обязательные регламенты. Эти формы подтверждают качество и безопасность в рамках техрегламентов ТР ТС и законодательства ЕАЭС.

Требования площадок и требования закона

Маркетплейс проверяет читаемость файлов, совпадение наименования, бренда, модели и артикула с карточкой, корректность ролей заявителя и изготовителя. Законодательство фокусируется на применимости техрегламентов ТР ТС к конкретной продукции. Модерация — фильтр на входе, но контроль государства и ответственность закреплены правовыми актами и не заменяются процедурой площадки.

Виды документов

Базовые формы: декларация соответствия, сертификат соответствия и отказное письмо (письмо о неприменимости). Дополнительно встречаются СГР и регистрация медицинских изделий. Выбор зависит от назначения продукции, включения в перечень техрегламентов, а также от кода ТН ВЭД в поставке и отнесения к ОКПД2 на внутреннем рынке.

Мини-глоссарий: соответствие — доказанная безопасность по нормам; обязательный — требуемый законом набор процедур; добровольный — инициативное подтверждение качества сверх обязательных норм; безопасность — отсутствие недопустимых рисков при обычном использовании.

Документы и требования площадок

Базовый пакет для модерации

Как правило, требуется декларация соответствия или сертификат соответствия, протокол испытаний, маркировка на изделии и знак ЕАС на упаковке, инструкция на русском языке. Для импортных поставок дополнительно прикладывают договоры и товаросопроводительные документы по партии.

Дополнительные файлы

Часто запрашиваются договор с изготовителем, письма от правообладателя на бренд, фото упаковки с маркировкой и описанием комплектации. Для сложной техники и электрооборудования может потребоваться расширенный протокол испытаний от аккредитованной лаборатории, подтверждающий электробезопасность и электромагнитную совместимость.

Качество сканов и идентификация

Ключевое — читаемость и однозначная идентификация. Наименования должны совпадать с карточкой, модели и артикулы — соотноситься со списком в документе. Важно, чтобы был виден код ТН ВЭД и ОКПД2. Несовпадение символов или опечатки в артикулах приводят к отклонению.

Что проверяют на модерации: совпадение наименования, бренда и модели; корректность вида документа (декларация, сертификат, отказное письмо, СГР); реквизиты сторон (заявитель, изготовитель, импортер); соответствие кодов ТН ВЭД и ОКПД2 ассортименту; наличие протокола испытаний и сведений об аккредитованной лаборатории; действующие сроки и регистрация в ФГИС, если применимо; наличие маркировки, включая ЕАС; целостность файлов и отсутствие правок.

Что подлежит обязательной сертификации или декларированию

Перечни и техрегламенты

Основа — техрегламенты ТР ТС для групп продукции: детские товары, легкая промышленность, электрооборудование, парфюмерно-косметическая продукция, товары, контактирующие с пищей, и другие. Нормы определяют, где применяется декларация соответствия, а где необходим сертификат соответствия. Логика выбора связана с уровнем риска и прямыми указаниями регламентов ЕАЭС.

Как определить обязательность

Оценивают назначение изделия и код ТН ВЭД; для внутреннего оборота сверяют с ОКПД2. Если позиция подпадает под конкретный ТР ТС, оформляется декларация соответствия или сертификат соответствия по подходящей схеме. Если не подпадает, оформляют отказное письмо на основании анализа кода и описания продукции.

Когда подходит добровольная сертификация

Когда обязательные формы не требуются, возможно добровольное подтверждение качества. Оно помогает повысить доверие к карточке и ускоряет модерацию, но не заменяет обязательные документы там, где регламенты их требуют.

Краткие примеры соответствия: детские товары — ТР ТС 007/2011, форма зависит от вида; легпром — ТР ТС 017/2011, обычно декларация; электрооборудование — ТР ТС 004/2011 и 020/2011, схема зависит от риска; косметика и бытовая химия — ТР ТС 009/2011, чаще декларация, для отдельных составов СГР; посуда и контакт с пищей — ТР ТС 021/2011, декларация; игрушки — ТР ТС 008/2011, как правило сертификат. Для маркированной продукции наносится ЕАС.

Декларация соответствия vs сертификат соответствия

Правовой статус и регистрация

Декларация соответствия регистрируется по инициативе заявителя с фиксацией записи в установленном порядке. Сертификат соответствия выдается органом по сертификации; контроль и инспекционный надзор обычно строже. Для обеих форм предусмотрена регистрация в ФГИС, если это требование установлено для категории.

Когда нужна каждая форма

Для массовых товаров умеренного риска регламенты допускают декларирование. Для продукции повышенной опасности (в том числе часть игрушек и электроизделий) требуется сертификация. На модерации достаточно той формы, которая прямо соответствует регламенту; подмена недопустима.

Сроки, изменения, область

Документы фиксируют срок действия и область распространения (модели, серии, партии). Изменения допускаются по установленным правилам схемы подтверждения. В сравнении: декларация — регистрационная форма, допускаются протоколы на базе испытаний в аккредитованной лаборатории; сертификат — документ, выдаваемый органом, с обязательными протоколами из аккредитованной лаборатории. Сроки обычно сопоставимы по схеме и категории.

Отказное письмо (письмо о неприменимости)

Когда требуется

Отказное письмо используют, если продукция не подпадает под действие техрегламентов и не подлежит обязательной сертификации или декларированию. На модерации такой документ снимает вопросы о правовой применимости норм.

Кто выдает и что внутри

Отказное письмо оформляет орган по сертификации на основании анализа ассортимента, кода ТН ВЭД/ОКПД2 и назначения. В тексте указывают описание товара, коды, ссылки на нормативные основания неприменимости и реквизиты организации.

Ограничения

Отказное письмо не заменяет обязательные документы. Ошибка в коде или описании ведет к риску отклонения карточек. Для проверки актуальности ориентируются на реквизиты органа, точность кодов и корректность подписей и печати.

Как оформить и получить документы о соответствии

Роли и заявитель

Заявителем выступает изготовитель для продукции российского происхождения, импортер при ввозе или продавец при контрактном производстве при наличии полномочий. Роль влияет на выбор схемы, набор доказательств и ответственность за соответствие.

Сроки и стоимость

Сроки зависят от готовности образцов, загруженности лаборатории и категории риска: оформление декларации обычно занимает от нескольких рабочих дней до нескольких недель, сертификации — от нескольких дней до примерно месяца. Стоимость определяется составом испытаний, числом моделей и необходимостью инспекционного контроля. Для партийного выпуска оформление может быть быстрее, но срок действия ограничен партией.

Документы от заявителя

Потребуются ИНН и ОГРН, договоры с изготовителем, макеты этикеток и инструкции, образцы для испытаний, ссылки на ТУ или ГОСТ, фото упаковки. Для импорта — контракт, инвойс, описание комплектации и реквизиты поставки. Процесс удобно представлять как цепочку: заявка, анализ кода ТН ВЭД и ОКПД2, выбор схемы и органа, испытания и протокол, регистрация и доступность в реестре, маркировка и ЕАС, далее загрузка в личный кабинет.

Практический инструмент — калькулятор ориентировочных сроков и расходов: учитывает схему, объем, перечень испытаний и плановую дату модерации. Подобные инструменты помогают выстроить последовательность действий и бюджет.

Процедуры площадок: загрузка и модерация

Где и как загружать

Документы размещаются в личном кабинете продавца в блоке управления товарами. После загрузки карточки отправляются на модерацию. Важно обеспечить буквальное совпадение наименования, бренда, модели и артикула между карточкой и документами. При необходимости прикладывают фото шильдика и упаковки с видимым знаком ЕАС.

Частые причины отказов

Ошибки кода ТН ВЭД, несовпадение бренда в карточке и документе, низкая читаемость сканов, отсутствие ЕАС на фото, просроченные сроки действия, замена обязательной формы отказным письмом для регулируемой продукции. На практике каждое из этих несоответствий ведет к отклонению и повторной подаче.

Чек-лист перед отправкой на модерацию

• Наименование, бренд, модель и артикула полностью совпадают у карточки и в документе.
• Коды ТН ВЭД и ОКПД2 подтверждены и соответствуют ассортименту.
• Вид документа выбран корректно: декларация, сертификат, отказное письмо или СГР.
• Приложен протокол испытаний и реквизиты органа по сертификации с областью аккредитации.
• Проверены сроки действия и регистрация в ФГИС, если применимо.
• Маркировка на изделии и упаковке есть, знак ЕАС читаем на фото; инструкция — на русском.

Категории товаров: типовые кейсы

Детские товары и игрушки

Требуются испытания материалов, проверка устойчивости к механическим нагрузкам, возрастная маркировка. Для многих игрушек ТР ТС 008/2011 прямо предписывает сертификат соответствия. В пограничных ситуациях анализируют состав и элементную базу.

Косметика и бытовая химия

Для большинства позиций достаточно декларации соответствия по ТР ТС 009/2011. Для отдельных составов и категорий оформляют СГР. Контролируется безопасность, полнота маркировки, инструкция на русском и корректность кодов ТН ВЭД.

Электроника

Применяются ТР ТС 004/2011 по электробезопасности и 020/2011 по ЭМС. Форма подтверждения зависит от схемы и риска: часть изделий декларируется, часть сертифицируется. На модерации важны фото шильдика с основными параметрами и знак ЕАС.

Одежда и текстиль

Подтверждают безопасность и потребительские свойства: стойкость окраски, состав материала, гигроскопичность. Чаще применяется декларация соответствия по ТР ТС 017/2011. Заявителем выступает изготовитель или импортер.

Посуда, контакт с пищей, медизделия

Посуда и материалы для контакта с пищей оформляются по ТР ТС 021/2011, как правило через декларацию. Для медицинских изделий требуется регистрационное удостоверение; после его получения документы прикладывают к карточкам. Важны протоколы миграции веществ и корректные коды.

Иллюстративные сроки: игрушки — чаще сертификат с типичным оформлением в пределах нескольких недель; косметика — декларация или СГР, срок зависит от состава; электроника — декларация или сертификат, продолжительность варьируется по схеме; текстиль и посуда — как правило декларация с умеренными сроками; медизделия — сроки зависят от класса риска.

Проверка, соответствие и ответственность

Как проверить и сопоставить

Действительность документа проверяют в реестрах: сверяют номер, статус, даты, орган по сертификации и реквизиты заявителя. Затем сопоставляют бренд, модель, артикул и коды ТН ВЭД/ОКПД2 с карточками. Любое расхождение повышает риск отказа модерации и блокировок.

Маркировка, упаковка, инструкции

Контролируется состав и полнота маркировки на изделии и упаковке, наличие знака ЕАС, предупреждающих надписей, данных о производителе и импортере, корректность и качество перевода инструкции. Для ЕАЭС действуют единые подходы: импортер подтверждает соответствие при ввозе, продавец отвечает за корректность карточек и контента.

Ошибки, риски и санкции

Типовые ошибки: некорректный код ТН ВЭД, устаревший протокол испытаний, отсутствие требуемой регистрации в ФГИС, применение отказного письма вместо обязательной формы, неверно указанные роли заявителя и изготовителя, выбор неправильного перечня ТР ТС. За нарушения возможны административные меры, снятие карточек с продажи и проверки со стороны надзора.

План расширения

Редакция ОТВЕТО готовит серию материалов: подробные гайды по категориям (детские товары, косметика, электроника, одежда и текстиль, посуда, медизделия), пошаговый разбор оформления декларации, методики чтения протоколов и проверки лаборатории, способы сопоставления кодов и ТР ТС, правила нанесения знака ЕАС и требования к упаковке и инструкциям, обзор ответственности и типовых кейсов блокировок, разбор добровольной сертификации и работы с контрактным производством и private label, мониторинг обновлений требований ЕАЭС.